Personvernerklæring

Sist oppdatert: 29. September 2026

Symbio Consult AS tar personvern på alvor. Denne personvernerklæringen forklarer hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor vi gjør det, hvordan opplysningene brukes og lagres, hvem vi eventuelt deler dem med, og hvilke rettigheter du har.

‍

Hvem er behandlingsansvarlig?

Symbio Consult AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi behandler som ledd i vår virksomhet.

Symbio Consult AS
Organisasjonsnummer: 926 030 531 MVA
Vasstrandveien 6
6011 Ålesund
E-post: jon.rune@symbio.no

Ta gjerne kontakt dersom du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger.

‍

Hvem behandler vi personopplysninger om?

Vi kan behandle personopplysninger om:

• kunder og kontaktpersoner hos kunder
• deltakere i lederutviklingsprogrammer, kurs og andre oppdrag
• personer som deltar i kartlegginger, tester og 360-graders evalueringer
• kandidater i rekrutterings- og vurderingsprosesser
• potensielle kunder
• leverandører og samarbeidspartnere
• personer som melder seg på arrangementer eller nyhetsbrev
• besøkende på nettsiden
• jobbsøkere og ansatte

‍

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Hvilke opplysninger vi behandler avhenger av hvilken kontakt du har med oss og hvilke tjenester du benytter.

Det kan blant annet være:

• navn, arbeidsgiver, stilling og kontaktinformasjon
• informasjon knyttet til kunde- eller avtaleforholdet
• påmelding og deltakelse i programmer og arrangementer
• faktura- og betalingsinformasjon
• CV, søknad og annen informasjon i forbindelse med rekruttering
• svar på personlighetstester, preferansekartlegginger og andre arbeidsrelaterte kartlegginger
• vurderinger fra andre personer i forbindelse med for eksempel 360-graders evalueringer
• egne refleksjoner og svar gitt som del av et lederutviklingsprogram eller en kartlegging
• tekniske opplysninger knyttet til bruk av våre nettsider og digitale løsninger

Vi ber som hovedregel ikke om særlige kategorier personopplysninger, som helseopplysninger, politisk oppfatning eller religiøs overbevisning, med mindre det er nødvendig og det foreligger et særskilt rettslig grunnlag for behandlingen.

Vi ber deltakere om ikke å oppgi sensitive opplysninger som ikke er relevante for formålet med oppdraget.

‍

Hvordan får vi opplysningene?

Vi mottar normalt personopplysninger direkte fra deg, for eksempel når du:

• kontakter oss
• deltar i et program eller en kartlegging
• gjennomfører en test
• søker en stilling
• deltar på et arrangement
• melder deg på nyhetsbrev
• inngår et kunde- eller leverandørforhold med oss

I enkelte oppdrag mottar vi også opplysninger fra andre. Dette kan for eksempel være arbeidsgiver, oppdragsgiver, leder, kollegaer eller andre som er invitert til å gi en vurdering i en 360-graders prosess.

Når opplysninger samles inn fra andre enn deg selv, skal det foreligge et rettslig grunnlag for dette, og behandlingen skal være knyttet til et definert formål.

‍

Hvorfor behandler vi personopplysninger?

Vi behandler personopplysninger blant annet for å:

• gjennomføre avtalte tjenester og kundeoppdrag
• administrere og følge opp lederutviklingsprogrammer
• gjennomføre tester, kartlegginger og 360-graders evalueringer
• gjennomføre rekrutterings- og vurderingsprosesser
• kommunisere med kunder, deltakere og samarbeidspartnere
• administrere arrangementer
• sende nyhetsbrev og annen markedsføring når vi har grunnlag for det
• fakturere og oppfylle regnskapsmessige og andre lovpålagte plikter
• forbedre og utvikle våre tjenester
• ivareta dokumentasjon ved eventuelle krav eller tvister
• drifte og sikre våre digitale løsninger

‍

Rettslig grunnlag

Behandlingen av personopplysninger bygger på ett eller flere av følgende behandlingsgrunnlag etter personvernforordningen:

Avtale
Når behandlingen er nødvendig for å gjennomføre en avtale med deg eller levere en tjeneste du deltar i.

Rettslig forpliktelse
Når vi er pålagt å behandle opplysninger etter lov, for eksempel etter regnskaps- og skattelovgivningen.

Berettiget interesse
Når behandlingen er nødvendig for å ivareta en legitim interesse for Symbio eller våre kunder, og denne interessen etter en konkret vurdering veier tyngre enn personvernulempen for den registrerte.

Samtykke
Når behandlingen bygger på ditt frivillige samtykke. Et samtykke kan trekkes tilbake når som helst.

Hvilket grunnlag som benyttes, avhenger av den konkrete behandlingen.

‍

Tester, kartlegginger og lederutvikling

En sentral del av Symbios virksomhet er lederutvikling, organisasjonsutvikling, rekruttering og ulike former for arbeidsrelatert kartlegging.

Vi kan derfor behandle opplysninger fra blant annet personlighetstester, preferansekartlegginger, 360-graders evalueringer og andre utviklingsverktøy.

Resultatene brukes som grunnlag for refleksjon, utvikling, rådgivning eller vurdering i det konkrete oppdraget.

Vi benytter ikke helautomatiserte avgjørelser som alene har rettsvirkning eller på tilsvarende måte påvirker en person i vesentlig grad. Kartleggingsverktøyene er støtteverktøy. Der Symbio foretar vurderinger, inngår også faglig og menneskelig skjønn.

Ved rekruttering vil oppdragsgiver normalt være den som treffer den endelige beslutningen om ansettelse.

‍

360-graders evalueringer

Ved 360-graders evaluering kan personer rundt en deltaker bli invitert til å gi vurderinger av observerbar atferd i arbeidssituasjonen.

Opplysningene brukes for å gi deltakeren et bredere bilde av hvordan egen lederatferd eller arbeidsrelatert atferd oppleves av andre.

Vi søker å organisere slike prosesser slik at den enkelte respondentens svar beskyttes i samsvar med den aktuelle metodikken og informasjonen som er gitt før kartleggingen gjennomføres.

‍

Våre databehandlere og leverandører

For å kunne levere våre tjenester bruker Symbio enkelte eksterne leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne.

Dette gjelder blant annet:

Envisia Learning
Brukes blant annet i forbindelse med 360-graders evalueringer og andre kartleggings- og utviklingstjenester.

The Myers-Briggs Company
Brukes i forbindelse med personlighetstester, preferansekartlegginger og tilhørende tjenester og rapporter.

Optimas
Brukes i forbindelse med kartleggings-, test- eller vurderingstjenester som inngår i våre leveranser.

Symbio har databehandleravtaler med disse leverandørene når de behandler personopplysninger på våre vegne.

Vi bruker også leverandører for blant annet:

• e-post, kalender og digitale møter
• skylagring og IT-drift
• regnskap og fakturering
• elektronisk signering
• nyhetsbrev
• spørreundersøkelser
• nettsidedrift og sikkerhet

Databehandlerne skal bare behandle personopplysninger etter våre instrukser og innenfor rammene av avtalen med Symbio.

Vi vurderer leverandørenes behandling og sikkerhet og stiller krav til at personopplysninger behandles i samsvar med gjeldende personvernregelverk.

‍

Overføring av personopplysninger utenfor EØS

Enkelte av våre leverandører eller deres underleverandører kan innebære at personopplysninger behandles eller gjøres tilgjengelige utenfor Norge eller EØS.

Dette gjelder blant annet tjenester med internasjonal infrastruktur.

Dersom personopplysninger overføres til land utenfor EØS, skal overføringen ha et gyldig overføringsgrunnlag etter personvernforordningen. Dette kan blant annet være:

• at EU-kommisjonen har besluttet at landet har et tilstrekkelig beskyttelsesnivå
• EUs standard personvernbestemmelser, Standard Contractual Clauses
• andre godkjente overføringsmekanismer etter personvernregelverket

Der det er nødvendig, vurderer vi også behovet for ytterligere sikkerhetstiltak.

Du kan kontakte oss dersom du ønsker nærmere informasjon om overføringsgrunnlaget for en konkret tjeneste.

‍

Hvor lenge lagrer vi opplysningene?

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, med mindre vi er rettslig forpliktet til å oppbevare dem lenger.

Lagringstiden vil derfor variere.

Regnskapsmateriale oppbevares i samsvar med kravene i bokføringsregelverket.

Opplysninger fra kundeoppdrag, programmer, tester, kartlegginger og rekrutteringsprosesser slettes eller anonymiseres når vi ikke lenger har et saklig behov eller annet rettslig grunnlag for å beholde dem.

Vi gjennomgår jevnlig hvilke personopplysninger vi oppbevarer og sletter opplysninger vi ikke lenger har behov for.

‍

Markedsføring og nyhetsbrev

Dersom du melder deg på nyhetsbrevet vårt, behandler vi kontaktopplysningene dine for å sende deg nyhetsbrev og annen informasjon du har bedt om.

Du kan når som helst melde deg av via lenken i utsendelsen.

Vi kan også sende relevant informasjon til eksisterende kunder når vilkårene i markedsføringsloven er oppfylt. Du kan når som helst reservere deg mot slik kommunikasjon.

‍

Arrangementer

Når du melder deg på et arrangement, behandler vi de opplysningene som er nødvendige for å administrere deltakelsen.

Ved betalingsarrangementer behandler vi også opplysninger som er nødvendige for betaling og regnskapsføring.

Vi kan sende deg en evaluering etter arrangementet og, når vi har rettslig grunnlag for det, informasjon om tilsvarende arrangementer.

‍

Rekruttering

Når du deltar i en rekrutteringsprosess, kan vi behandle blant annet:

• navn og kontaktinformasjon
• CV og søknad
• utdanning og arbeidserfaring
• intervjunotater
• referanser
• test- og kartleggingsresultater
• vurderinger knyttet til den aktuelle stillingen

Opplysningene brukes for å gjennomføre den konkrete rekrutteringsprosessen og slettes når vi ikke lenger har et rettslig grunnlag eller saklig behov for å oppbevare dem.

Dersom opplysninger skal beholdes med tanke på andre fremtidige stillinger, innhenter vi samtykke når dette er nødvendig.

‍

Nettsiden og informasjonskapsler (cookies)

Når du besøker nettsiden vår, kan vi bruke informasjonskapsler og lignende teknologi.

Noen informasjonskapsler er strengt nødvendige for at nettsiden skal fungere teknisk og sikkert, og disse kan brukes uten samtykke. Andre informasjonskapsler og sporingsteknologier brukes først etter at du har gitt et gyldig samtykke gjennom nettstedets samtykkeløsning (cookie-banner).

Du kan selv velge hvilke valgfrie formål du vil samtykke til. Det skal være like enkelt å avvise som å godta valgfrie informasjonskapsler, og du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket ditt gjennom cookie-innstillingene på nettsiden.

Kort oversikt over formål:

Nødvendige: Brukes for at nettsiden skal fungere teknisk og sikkert. Disse krever ikke samtykke.

Analyse og statistikk: Dersom du samtykker, bruker vi informasjonskapsler til å forstå hvordan nettsiden brukes (f.eks. hvilke sider som besøkes), slik at vi kan forbedre brukeropplevelsen.

Markedsføring og eksterne tjenester: Dersom nettsiden bruker tjenester som innebærer sporing til markedsføringsformål, aktiveres disse kun etter at du har samtykket.

I nettsidens cookie-innstillinger finner du oppdatert informasjon om hvilke spesifikke informasjonskapsler som brukes, hvem som leverer dem (tredjeparter) og hvor lenge de lagres.

Vi benytter oss av Google Analytics for å måle effekt på nettsidene våre. Dette gir oss statistikk og innsikt i hvordan nettstedet brukes, slik at vi kontinuerlig kan forbedre innholdet og brukeropplevelsen for våre besøkende. Dette forutsetter at du har samtykket til informasjonskapsler for analyse og statistikk.

Sosiale medier

Dersom du besøker eller følger Symbio Consult AS på for eksempel LinkedIn eller Facebook, vil plattformleverandøren behandle personopplysninger om deg etter sine egne personvernvilkår.

I enkelte sammenhenger kan Symbio og plattformleverandøren ha et felles behandlingsansvar for bestemte typer statistikk eller behandling knyttet til våre sider.

‍

Informasjonssikkerhet

Vi arbeider systematisk for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap og misbruk.

Tiltakene omfatter blant annet tilgangsstyring, sterke passord, tofaktorautentisering, sikkerhetskopiering, kryptering der dette er egnet, oppdaterte systemer og begrensning av tilgang til personer som har behov for opplysningene.

Dersom det oppstår et brudd på personopplysningssikkerheten, håndterer vi dette etter våre interne rutiner og kravene i personvernregelverket.

Når regelverket krever det, varsler vi Datatilsynet og berørte personer.

‍

Dine rettigheter

Når vi behandler personopplysninger om deg, kan du etter personvernregelverket ha rett til:

• informasjon om behandlingen
• innsyn i opplysningene vi har om deg
• retting av uriktige opplysninger
• sletting av opplysninger
• begrensning av behandlingen
• å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
• dataportabilitet når vilkårene for dette er oppfylt
• å trekke tilbake et samtykke

Rettighetene gjelder ikke uten unntak. I enkelte tilfeller kan vi ha rett eller plikt til å fortsette å oppbevare eller behandle bestemte opplysninger.

Ta kontakt med oss dersom du ønsker å bruke en av rettighetene dine. Vi svarer så snart som mulig og senest innen fristene som følger av personvernregelverket.

‍

Klage

Dersom du mener at Symbio behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, ønsker vi gjerne at du tar kontakt med oss slik at vi kan undersøke saken.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

Mer informasjon finner du på Datatilsynets nettsider.

‍

Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen dersom våre tjenester, systemer eller måten vi behandler personopplysninger på endres.